Wie wir Ihnen und Ihren Mitarbeitern den Einstieg leicht machen.
Wir möchten Ihnen den Einstieg in die Nutzung unserer LOCALBENEFITS Sachbezugskarte so leicht wie möglich machen. Nachdem Sie sich also für die Nutzung unserer Guthabenkarte entschieden haben, erhalten Sie eine e-Mail, in der der Onboarding-Prozess, also der Einstieg beschrieben wird. Folgende Dokumente erhalten Sie mit dieser Mail:
- Firmenvereinbarung & AGBs
- Datenschutzverpflichtung/Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitungsenden
- Technische Erklärung
- PostIdent-Formular
Im Dokument „Technischen Erklärung“ werden sämtliche wichtige steuerrechtliche und prozessuale Informationen nochmal zusammengefasst. Die Erfahrung hat gezeigt, dass damit 99% aller Fragen, die ggf. auch erst später noch aufkommen, beantwortet werden. Antworten auf sonstige Fragen finden Sie jederzeit in unseren FAQs. Selbstverständlich können Sie uns auch jederzeit Ihre Fragen über unsere Kontaktformular senden.
Da es sich bei der Ausstellung von Mastercard-Prepaidkarten um eine Bankdienstleistung handelt, muss eine Ihrerseits berechtige Person, z.B. der Geschäftsführer, im Rahmen eines PostIdent-Verfahrens seine Identität bestätigen lassen.
Parallel dazu kann das Kartendesign, z.B. die Einbindung Ihres Firmenlogos, entworfen werden.
Sobald alle relevanten Informationen zur Verfügung stehen, können die Karten produziert werden. Der für Sie kostenfreie Versand der Karten kann an Sie oder direkt an Ihre Mitarbeiter vorgenommen werden.
Die Sachbezugskarten können auf zwei Wegen aufgeladen werden:
- Sie überweisen im Rahmen der Lohnabrechnung jedem Mitarbeiter den entsprechenden Betrag auf das jeder Sachbezugskarte individuell zugeordnete Konto (= IBAN). Vorteil: Es findet direkt eine steuerrechtlich saubere Dokumentation der Kartenabrechnungen im Lohnprogramm statt.
- Sie überweisen monatlich den Gesamtbetrag an eines unserer Konten, übergeben uns eine Liste der Empfänger inklusive Höhe der jeweiligen Beträge und wir übernehmen die Aufladung der Karten für Sie.
Abschließend wird Ihnen noch die Nutzung des Mitarbeiterverwaltungstools gezeigt. Dort können Sie die PLZ-Bereiche je Mitarbeiter auch nachträglich individuell umstellen, neue Mitarbeiter anlegen oder ehemalige Mitarbeiter löschen.
In Abhängigkeit der Geschwindigkeit bei der Abwicklung des PostIdent-Verfahrens und der Abstimmung des Kartendesigns dauert der Gesamtprozess erfahrungsgemäß ca. 7-10 Tage. Wichtig ist uns, dass Sie im Nachgang möglichst wenig Aufwand mit unserer Lösung haben. Üblicherweise tritt zusätzlicher Aufwand danach nur noch auf, wenn Mitarbeiter hinzukommen, das Unternehmen verlassen oder sich die Höhe der auszuschüttenden, steuerfreien Sachbezüge ändern soll.
Weitere Informationen zur Sachbezugskarte.